Ugrás a tartalomhoz Lépj a menübe

Levelezési alapfogalmak

2010.01.19

A hivatalos levelekben alaki szempontból három fő szerkezeti részt különböztetünk meg: a fejrészt, a főrészt és

a zárórészt.

A fejrész:

  • a feladó és a címzett adatait,
  • a postai utasítást,
  • a keltezést és
  • az irattározási adatokat;

a főrész:

  • a levél tárgymegjelölését,
  • az esetleges megszólítást és
  • a levél szövegét;

a zárórész:

  • általában az üdvözlést és
  • az aláírást (aláírásokat) tartalmazza.

A levél fejrésze

 A feladó (a küldő szervezet) pontos nevét és címét (cégfeliratát) az előre nyomott levélpapíron (a cégjelzéses vagy cégfeliratos) nyomtatott alakban találjuk. A cégfelirat egyúttal reklámjellegű is, ezért általában a szerv emblémáját (jelképét, jelvényét, címerképét) vagy egyéb jellemző képét is rányomtatják a levélpapírra. A feliratot bélyegzővel (hosszú bélyegzővel) vagy gépírással pótolhatjuk. Gépeléskor a feladó adatait a levél bal felső sarkában, a lapszéltől 20-25 mm távolságra kell kezdenünk. Ebben az esetben is tartalmaznia kell a feliratnak a feladó megnevezését, közigazgatási címét, telefon-, telex- és telefaxszámát, postai címét pénzforgalmi jelzőszámát.

A címzett adatait hivatalos megnevezése szerint az előre nyomott levélpapíron az erre kijelölt helyre, ennek hiányában a feladó adatai alatt három sor kihagyásával a bal oldali lapszéltől kezdve írjuk. Ha címzésünk személyre szóló, a vállalat neve után a következő sorba írjuk a személy nevét, esetleg a beosztását, munkakörét is.

A feladó és a címzett megnevezése után - egy sor kihagyásával - a postacím vagy a közigazgatási cím következik.

A postacímben először a helységnevet, majd alá a postafiókszámot írjuk. A postafiók száma után nem teszünk pontot. A postafiók megjelölése alatt - sorkihagyás nélkül az irányítószámot írjuk. Az irányítószámot aláhúzni és a végére pontot tenni nem szabad.

A feladó vagy a címzett közigazgatási címében először a helységnevet írjuk, majd alá az utca megnevezését és a házszámot. A helységnevet a közigazgatási címben is aláhúzzuk.

A postai utasításokat a címzés alatt egy sor kihagyásával a lapszéltől kezdve gépeljük, majd aláhúzzuk.

A keltezést cégfeliratos levélpapíron az előnyomott helyére, ennek hiányában a levélpapír jobb felső részébe írjuk. Először a helységnevet, majd az évet, a hónapot és a napot írjuk.

Az iratkezelésre és az ügyintézés módjára vonatkozó esetleges utasításokat a levél jobb felső sarkába - jól látható helyre - írjuk.

Az iktatási és a hivatkozási adatokat közvetlenül a keltezés alatt kezdjük

 

A levél főrésze

A levél főrésze a tárgy megjelölésével kezdődik. A címzés után egy sor üresen hagyásával - a bal lapszéltől kezdve - gépeljük.

A Tárgy: szót aláhúzzuk, a tárgy megjelölését azonban nem. A tárgy megjelölése után nem teszünk pontot.

A hivatalos levelekben megszólítást ritkán alkalmazunk. Ha mégis, akkor a tárgy alatt két sort üresen hagyunk, és a harmadik sorban, ugyancsak a bal lapszéltől kezdjük a megszólítást. Utána felkiáltójelet teszünk. A megszólítás után egy sor üresen hagyásával kezdjük a levél szövegét.

A levél szövegében röviden, érthetően közöljük a mondanivalónkat. A kiemelendő fontosabb részeket és az új bekezdéseket egy-egy sor kihagyásával gépeljük.

 

A levél zárórésze

 

Levelünk végén üdvözöljük a címzettet, vagy egy búcsúzó formulát írunk.

Ezeket a levél szövege után egy sor kihagyásával, a bal lapszéltől kezdve írjuk. Az üdvözlést követően három üres sor kihagyásával írjuk a feladó nevét. Ha nem írunk üdvözlést a levélben, akkor a szöveg után ugyancsak három sor kihagyásával gépeljük (bélyegezzük) a levelet író szerv nevét. A szerv gépelt (bélyegzett) neve alatt három sor üresen hagyásával az aláírási joggal megbízott nevét és alatta sorkihagyás nélkül munkaköri beosztását (vezérigazgató, igazgató, főmérnök, főosztályvezető, osztályvezető, csoportvezető) gépeljük.

Az aláírás elengedhetetlen része a hivatali levélnek. Ezt a belső ügyrend szabályozza. Az az alkalmazott írhat alá, akit erre a feladatra kijelöltek. Levelünk akkor válik hivatalossá (törvényessé), ha az aláírásra jogosulttal (jogosultakkal) írattuk alá és bélyegeztük.

 

A levél stílusa

 

Szabatos a kifejezésünk akkor, ha gondolatainkat, mondanivalónkat a legkifejezőbb szavakkal fogalmazzuk meg.

Világos az írásunk, ha első olvasásra megértjük, nincs szükségünk magyarázatra. A pontosan, egyértelműen, tárgyiasan és tárgyilagosan írott hivatalos irat nem lehet a megértést nehezítően szűkszavú, de feleslegesen terjengős sem.

Az idegen eredetű szakkifejezések nem jelentenek magyartalanságot, ha betartjuk nyelvi szabályainkat.
A hivatalos levelek nem tartalmazhatnak érzelmi megnyilvánulásokat.

 

 

Hivatalos iratok, levelek, dokumentumok típusai

 

A nyugta és az ellennyugta

Nyugtát akkor készítünk, ha valakinek valamilyen okból vagy célból bizonyos pénzösszeget átadunk. Aláírója a pénz átvevője. A következő adatokat kell tartalmaznia:

  • a Nyugta megnevezést,
  • a pénzösszeget számmal és betűvel (mekkora összeget?),
  • a pénz átadójának a nevét (kitől?),
  • az összeg rendeltetését (milyen célra?),
  • a keltezést (mikor?).
  • az összeg átvevőjének a nevét (ki vette át?), aláírását.

Ellennyugtát írunk, ha valakitől valamilyen okból vagy célból bizonyos összeget veszünk át. Az ellennyugtát az írja alá, aki a pénzösszeget átadja. Az ellennyugtának a következő adatokat kell tartalmaznia:

  • az Ellennyugta megnevezést,
  • a pénzösszeget számmal és betűvel (mekkora összeget?),
  • a pénz átvevőjének a nevét (kinek?),
  • a keltezést (mikor?),
  • az összeg átadójának a nevét (ki fizette be?) aláírását.

A nyugtát és ellennyugtát többnyire előre nyomtatott nyomtatványon készítik. Ebbe csak a változó adatokat kell beírnunk.

 

 

Az elismervény

Elismervényt írunk, ha valakinek valamit átadunk. Az átvétel írásos bizonyítéka (bizonylata) az elismervény. Az állítja ki (írja alá), aki az átadott dolgot, tárgyat átvette. Az elismervény a következő adatokat tartalmazza:

  • az Elismervény megnevezést,
  • az átvett tárgy megjelölését (mit? mennyit? hányat?),
  • az átadó nevét (kitől?),
  • a keltezést (mikor?),
  • az átvevő aláírását (ki vette át?).

A felsoroltakon kívül az elismervény még tartalmazhatja, hogy:

  • milyen célra?
  • Milyen időtartamra?
  • Milyen állapotban?

vették át a szóban forgó dolgot, tárgyat. Levélformában a nyomtatványon egyaránt készíthető.

A kötelezvény

A kötelezvény olyan ügyirat (írásbeli nyilatkozat), amelynek kiállítója elismeri a kölcsönkapott pénzösszegnek vagy dolognak az átvételét. Ugyanakkor kötelezettséget vállal a pénzösszeg visszafizetésére, illetőleg a kapott tárgy vagy szolgáltatás visszaadására, viszontszolgáltatására.

A pénzösszegről szóló kötelezvényt adóslevélnek nevezzük. A kötelezvényt a kötelezettséget vállaló (a kölcsönvevő) állítja ki.
Tartalmazza:

  • a Kötelezvény megnevezést,
  • a hitelező, a szolgáltatást nyújtó nevét, lakcímét,
  • a kölcsön összegét, a szolgáltatás tárgyát, módját, időpontját,
  • a vállalás elmulasztásának jogi következményeit,
  • a két tanú aláírását (esetleg foglalkozását), címét, személyi igazolványának számát,
  • a kötelezettséget vállaló aláírását, címét, személyi igazolványának számát.

A kötelezvény a jog szerint akkor bizonyító erejű okirat, ha két tanúval együtt írja alá.

 

A meghatalmazás

Ebben az okiratban feljogosítjuk a meghatalmazottat, hogy helyettünk, nevünkben a megjelölt egy vagy több ügyben eljárjon. Ez azt jelenti, hogy a meghatalmazott eljárását magunkra nézve kötelezőnek ismerjük el. A meghatalmazó és a meghatalmazott írja alá. Az okirat magánjellegű, akkor két tanú aláírása is szükséges. Tartalmazza:

  • a Meghatalmazás megnevezést,
  • a meghatalmazott nevét,
  • az ügyet (a felhatalmazás terjedelmét), amelyben eljárhat (milyen ügyben? vagy mire?),
  • milyen időtartamra szól a meghatalmazás (mikor?),
  • a meghatalmazott aláírását, lakcímét, személyi igazolványának számát,
  • a keltezést,
  • a meghatalmazó aláírását, lakcímét, személyi igazolványának a számát,
  • a jelenlevő két tanú aláírását, lakcímét, személyi igazolványa számát.

·         A nyilatkozat

·         A nyilatkozat tiltakozás valami ellen, tagadása valaminek, elhatárolódás valakitől vagy valamitől, hozzájárulás valamihez, valaminek a vállalása a birtokunkban lévő ingó és ingatlan értékekről valakinek (valakiknek), valamely szervezetnek a javára. 

Az önéletrajz:

Magánszemélynek hatóságokhoz vagy egyéb szervezetekhez benyújtott irata az önéletrajz, amely olyan közéleti, elsősorban írásos műfaj (megnyilatkozás), amelynek tartalmi szempontjai és szerkezeti, formai elemei meghatározottak. Önéletrajzot írunk, ha továbbtanulásra jelentkezünk, munkahelyi állást pályázunk meg és még jó néhány esetben. A rövid önéletrajz a következőket tartalmazza:

  • Családi adatok: születési hely, idő, szülők neve, (esetleg) foglalkozásuk, testvérek.
  • Tanulmányi, illetőleg munkaköri adatok: 
             - iskolai végzettség,
             - érdeklődési kör,
             - munkaköri eredmények. 
  •  Egyéb adatok: kiemelkedő iskolai eredmények, eddigi munkahelyek.

A szakmai önéletrajz:

Családi adatok, születési hely, idő. Ez tájékoztat a folyamodó koráról. Tetszés szerint egyéb családi adatokat is feltüntethetünk, ha ezek elősegítik szándékunkat.

A tanulmányi, illetőleg a munkaköri adatokat tartalmazza. Az iskolai végzettséget, az érdeklődési kört, a tanulmányi, munkaköri eredményeket, a szakmai alapképesítést, az egyéb képzéssel szerzett szakmai képesítést.

Összefoglalva az elhangzottakat, megfogalmazzuk szándékunkat, amelyért az önéletrajzunkat megírtuk.

A kérvény, a kérelem

A kérvény (vagy folyamodvány) írója ügye kedvező elintézéséért valamely hatóság, illetőleg egyéb szervezet vagy intézmény vezetőjéhez (vezetőségéhez) fordul.

Az első részben kérésünket fogalmazzuk meg.

A második részben indokainkat soroljuk fel.

Megfogalmazhatjuk kérésünket - a szigorú kötött formákat mellőzve - lazább szerkezetű, úgynevezett kérelemben is. 

A fellebbezés

Ha a döntés egyéni érdekeinket sérti, a határozat módosításáért vagy érvénytelenítésért felsőbb hatósághoz (szervhez) folyamodhatunk. Az intézkedő szerv általában a határozatban megjelöli, hogy hány napon belül, hova lehet az esetleges módosítási kérelmünket, fellebbezésünket benyújtani. A fellebbezés írásban nyújtandó be ott, ahol a sérelmes határozatot hozták, de beadványunkat a másodfokon döntésre illetékes szervhez címezzük.
A fellebbezés megfogalmazására érvényes mindaz, amit a kérelemmel kapcsolatosan tanultunk. 

A panasz

A különböző kellemetlenségek, hiányosságok, kárt okozó zavarok észrevételéről személyek és szervek egyaránt készíthetnek úgynevezett panaszbejelentést.
Benyújthatjuk a panaszt közvetlenül az intézkedésre jogosult vezetőhöz, a felettes szervhez.Tartalmilag két részből áll: Az első részben panaszunk tényszerű, pontos ismertetését írjuk le. A második részben kérjük a bejelentésünkkel kapcsolatos intézkedést.

 

A bejelentés

A bejelentéssel a hatóságoknak vagy egyéb szerveknek a tudtára adunk valamit, illetőleg nyilvánosságra hozunk valamit.
Az államigazgatásban sűrűn előforduló bejelentésekre az önkormányzatok polgármesteri hivatalai nyomtatványokat alkalmaznak. Ha a bejelentést szélesebb körben közzéteszik (publikálják), akkor már közlemény.

 

A javaslat

A javaslat a bejelentések egyik sajátos formája. Szóban és írásban kezdeményezhetjük, ajánlhatjuk a helyesnek és kívánatosnak tartott intézkedés meghozatalát. Javaslatot leginkább közügyekben írunk.
A szervezetek és intézmények belső ügyirataként is ismert mind előterjesztés, mind felterjesztés címszóval.

Az értesítés

Az értesítésben a különböző szervezetek szóban, de főleg írásban tudatnak valamiről bennünket. A hivatalos szervek a hozzájuk benyújtott kérelmünk, panaszunk, bejelentésünk, javaslatunk feletti döntésről, az elintézés módjáról, a megtett intézkedésről hivatalosan értesítenek. 

A meghívó

Hivatalos összejövetelekről, értekezletekről, gyűlésekről, ünnepélyes vagy egyéb alkalmakról a hivatalos szervezetek és magánszemélyek értesítik mindazokat, akiknek a megjelenését óhajtják. Ez az értesítés a meghívó.

A meghívót megszerkeszthetjük rövidebb vagy teljesebb formában. Két részből áll:

melyik rendező szervezet, mikor, hol és mit, milyen eseményt tart. Ez lehet ülés, gyűlés, emlékest, bál, összejövetel és sok egyéb alkalom is. Ha az összejövetel napirendje több részből - pontból, műsorból (műsorszámból) - áll, akkor ezt is közlik.
Az értesítés második részében meghívjuk a címzettet az összejövetelre.
Udvariasságunk mértéke szerint kifejezhetjük azon óhajunkat is, hogy a meghívott szívesen látott vendégünk, ha eleget tud tenni meghívásunknak.
Nem mulaszthatjuk el a meghívó udvarias búcsúformuláját sem.

Az összejövetelre szóló, gondosan elkészített meghívót (értesítést) legalább 6-8 nappal a tervezett időpont előtt küldik a címzetteknek.
A meghívók formai megjelenését mindig a körülmények szabják meg.
Készülhetnek:
nyomdai eljárással,
írógéppel (egyedi példány, indigóval több példány, stencil segítségével sokszorosítva), ma már főképpen fénymásoló géppel.

Gyakran küldünk olyan meghívót is, amelyben programot (műsort) is közlünk. Ilyenkor a szerkesztésben a meghívást válasszuk el a programrésztől.

 

A határozat

A határozat hivatalos szervek döntéseit - engedélyét, elutasítását, jóváhagyását - tartalmazza. Három részből áll: 

  • a határozat ismertetéséből,
  • az indokolásból,
  • a zárórészből.

A rendelkező részben a határozathozó dönt a szóban forgó ügyben. Közli a címzett kötelezettségét (kötelezettségeit), megadja, hogy a határozatban foglaltak megfellebbezhetők-e, és azt hová és hány napon belül kell benyújtania.
Ezt követik az indokolás, amely az ügyre vonatkozó rövid leírást, a bizonyítási anyag közlését és az ebből levont következtetést, valamint a döntésben alkalmazott jogszabályokat (törvényeket, rendeleteket) tartalmazza.
A zárórészben felsorolhatók mindazok (szervek, intézmények, személyek), akiknek a határozatot megküldjük. Végül a keltezést, az aláírást írjuk.
Az intézkedés általában nem tartalmaz indoklást és a jogszabályokra való hivatkozást. 

Az igazolás

Igazolással valamilyen tényt, állítást, valaminek a valódiságát, helyességét ismerjük el.
Az igazolások tartalmazzák:

  • kinek a részére állítottuk ki,
  • az igazolást alátámasztó személyi adatokat,
  • a tényt igazoló megfogalmazást,
  • szükség szerint feltüntetjük a célt, amiért adtuk. 

 

Az engedély

·         Az engedélyben valamit, valakinek, valakiknek megengedünk. Ez lehet szóbeli vagy írásbeli nyilatkozat „kijelentés”. Megfogalmazását gyakran formai hagyományok, szabályok határozzák meg. Ez az ún. hivatalos engedély mint irat.

 

A szerződés

·         A szerződés rendkívül fontos okirat. Elejét veheti a pereskedésnek. Mindkét szerződő fél számára meghatározza a jogokat és kötelezettségeket.
A munkáltató és a munkavállaló közötti szerződés természetszerűen tartalmazza a szerződő felek megnevezését, a szerződés időtartamát a munkakör meghatározását, a munkaidőt. Tartalmazza a munkaszerződés az alkalmazott bérét, a munkáltató kötelezettségeit. Meghatározott vagy meghatározhatatlan időre kötik. 

 A munkaszerződés

Tartalmazza:

  • a két szerződő fél pontos megnevezését,
  • a szerződés időtartamát,
  • a vállalt munkakör megnevezését,
  • a munkaköri kötelezettségek pontos felsorolását (ezt ma már rendszerint külön „Munkaköri leírás” címmel mellékelik a munkaszerződés egy példányához),
  • annak meghatározását, hogy ki a munkavállaló közvetlen felettese, kinek az utasítása szerint kell eljárnia,
  • a dolgozó heti munkaidejét és annak elosztását a hét egyes munkanapjaira,
  • esetleg egyéb feltételeket (pl. próbaidő),
  • a munkavállaló illetményét,
  • a munkáltató kötelezettségeit (pl. munkaruha, vásárlási utalvány),
  • az átvett okmányok elismerését.

A munkaszerződésre sok esetben űrlapot alkalmaznak.

A jegyzőkönyv

A jegyzőkönyv készítésekor az érdekeltek egy helyütt és együttesen alakítják ki véleményüket és akaratukat valamely döntés meghozatalakor, figyelembe véve és feltüntetve az ellenvéleményeket is. A jegyzőkönyv közösen kialakított álláspont eredménye, írásos rögzítés.
A törvény előtt bizonyító erejű okirat.
A jegyzőkönyv gyűléseken, üléseken, tanácskozásokon, tárgyalásokon elhangzott kijelentések, viták, események, határozatok írásbeli rögzítése meghatározott formában.
Elkészülte után általában felolvassák a résztvevők előtt, két erre felkért (kijelölt) személlyel aláíratják (hitelesítik).


A jegyzőkönyv fajtái:

A kihallgatási jegyzőkönyv (bírósági, rendőrségi).
Az eseményjegyzőkönyvet szemléről, balesetről, egyéb fontos, következményekkel járó eseményekről vesszük fel.
A tanácskozási vagy lefolyásjegyzőkönyvben a felszólalók nevének megjelölésével mindent sorrendjében rögzítünk.

Ha jegyzőkönyv készítését kérték, akkor a hozzászólásokat szó szerint leírjuk. A gépírásba való áttételkor azonban a teljesség, a szó szerintiség nem jelent betű szerintiséget.
A rövidített jegyzőkönyv készülhet úgynevezett tömörített és kivonatos formában.
Ha az értekezlet vezetője, elnöke tömörített szövegű rövidített jegyzőkönyvet kér tőlünk, akkor a lényegesnek tartott mondanivalóját gépeljük le nyelvi hibák nélkül, de a felszólalók egyéni stílusának megtartásával.
A kivonatos jegyzőkönyvben is a lényeges mondanivalót rögzítjük, de a tömörítettől eltérően a felszólalásokat átfogalmazzuk.
Eredményjegyzőkönyvnek is nevezzük azt a fajta kivonatos jegyzőkönyvet, amelyben a felszólalásokat mellőzve, az elhangzott javaslatok, vélemények, hozzászólások, határozatok végső eredményét rögzítjük a napirendi pontok sorrendjében. Fegyelmi tárgyalási jegyzőkönyv


A jegyzőkönyv felépítése:

A fejrész (bevezetés):

  • A felvétel helye, ideje
  • A szervezet neve, címe
  • A jelenlevők
  • Tárgymegjelölés

A főrész (tárgyalás):

  • Előadás, vitaindító, beszámoló, ismertető, tájékoztató.
  • Felszólalások, hozzászólások, javaslatok (indítványok).

A zárórész (befejezés):

  • Határozat(ok).
  • Utalás a keltezésre (K. m. f.).
  • Aláírások (hitelesítés). 

 

A feljegyzés

A feljegyzéssel fontosnak tartott tényekről, állapotról, helyzetről, intézkedésekről, feladatteljesítésről tájékoztatunk. Tehát belső használatra készített rövid figyelmeztető (emlékeztető) irat a vezető vagy a beosztottak számára. Rendszerint a határidővel és a felelős(ök) megnevezésével zárjuk. 

 

A jelentés

A jelentésben valamit szóban vagy írásban közlünk valakivel. A jelentéssel informálunk (tájékoztatunk), felvilágosítunk. Vagy meghatározott kérésre (utasításra), vagy rendszeres munkaköri feladatként készítjük.

Rendszeres jelentés (napi, heti, havi, negyedévi, félévi, évi).
Különleges jelentések (meghatározott témára, témakörre vonatkozó).

A bevezetésben utaljunk a jelentés céljára, az adatgyűjtés (információ) főbb forrásaira és módjára. Törekedjünk az érdeklődés felkeltésére.
A tárgyalás a jelentés érdemi része, a tárgy, a mondanivaló kifejtése logikus taglalásban. A jelentés részeit egymással való összefüggéseikben rendszerezve tárjuk fel. A befejezésben összegezzük az elmondottakat, majd következtetésekkel (konklúziókkal) és javaslatokkal, valamint keltezéssel és aláírással zárhatjuk a jelentést.

 

A körlevél (a körrendelet)

A szervezetek egyik belső közlési módja a körlevél. Minden esetben általános érvényű elveket és azok gyakorlati megvalósítására vonatkozó utasításokat tartalmaz.
Az érdekeltek aláírásukkal igazolják (szignálják = kézjegyükkel ellátják), hogy a levelet olvasták, megértették, tudomásul vették és kötelezettséget vállaltak a végrehajtására.

 

Az ajánlat

Az eladó kínálhatja áruit, a vevő pedig ajánlatot kérhet, mert vásárolni akar.
A tájékoztató jellegű ajánlat (általános ajánlat) az eladóra nem jelent jogi kötelezettséget.
Tartalmazza a következőket:

  • Hivatkozást az eddigi üzleti kapcsolatokra, az érdeklődő levélre, a szerzett információkra.
  • Ajánlatot.
  • Árjegyzéket (árumintát) vagy az ajánlott termékek részletes ismertetését.
  • Megrendelés kérését és az áruszállítás pontos teljesítésének ígéretét.

A határozott ajánlat meghatározott időre szóló jogi kötelezettségvállalást jelent. Ha a vevő az ajánlat kézhezvételétől számított 15 napon belül megrendelését elküldi, azt az ajánlattevőnek teljesítenie kell. E kötelezettsége alól csak akkor mentesül, ha 15 napon belül visszavonják ajánlatát, vagy az ajánlattételbe a következő vagy ehhez hasonló szöveget írja: „Ajánljuk Önöknek kötelezettség nélkül…”
Tartalmazza:

  • Hivatkozást az eddigi üzleti kapcsolatokra, az érdeklődő levélre, a szerzett információkra.
  • Az ajánlott termék pontos meghatározása (mennyisége, minősége, ára) és az eladás összes feltétele
  • Az ajánlati kötöttség időtartamának megjelölése.
  • A megrendelés kérése

Az ajánlatkérő levél vázlata:  

  • Hivatkozás az eladó cég hirdetésére vagy a korábbi tárgyalásra
  • A megrendelni kívánt áru pontos megjelölése, esetleg műszaki rajza, szabványszáma, cikkszáma
  • A szükséges mennyiség megközelítő pontosságú meghatározása
  • A szállítási feltételek közlésének kérése (ár, határidő, csomagolás, szállítási mód,
  • kiegyenlítési mód)
  • A válasz kérése

 

A megrendelés

Amikor a vevő és az eladó (szállító) az adásvételi ügylet valamennyi lényeges pontjában (feltételében) egyetért (megegyezett), akkor az adásvételi szerződést megkötik.
A szerződésben a megállapított feltételekkel az eladó vállalja a teljesítést, a vevő pedig az áru átvételét és a vételár kiegyenlítését.

A megrendelőlevél a következőket tartalmazza:

  • Hivatkozást az eladó ajánlatára, hirdetésére, a személyes tárgyalásra.
  • A megrendelt áru pontos megnevezését.
  • Az áru mennyiségét.
  • A megrendelt termék egységárát.
  • A szállítás határidejét, az esetleges részszállítások mennyiségét és határidejének pontos megjelölését.
  • Ha van ilyen, a különleges megállapodásokat (például: műszaki rajzok küldése).
  • A fuvardíj elszámolásának és a szállítás módjának a meghatározását.
  • A kiegyenlítés módját és határidejét.

 

A megrendelés visszaigazolása

Tartalmában megegyezik a megrendeléssel, mert az eladó az abban foglaltakat ismétli meg (igazolja).

A teljesítés

Az eladó (a szállító) a megrendelés teljesítését előzőleg bejelenti a vevőnek. Közli a szállítás időpontját, hogy a vevő felkészülhessen az áru átvételére, raktározására. A szállítási értesítést tartalmazó levél vázlata:

  • Hivatkozás a megrendelésre
  • A megrendelt mennyiségű áru szállításának (átadásának) bejelentése
  • A vevő figyelmeztetése a késedelmes átvételből eredő hátrányokra

A megrendelés teljesítésével egy időben vagy közvetlenül utána az eladó a szállítás tényét közlő levelet (teljesítőlevelet) ír a vevőnek, és mellékeli a számlát. A teljesítőlevél vázlatosan a következőket tartalmazza:

  • Hivatkozást a szállítási értesítésre
  • A számlát mint mellékletet a végösszeg feltüntetésével
  • A számla megállapodás szerinti kiegyenlítését
  • A göngyöleg visszaküldésének kérését
  • Utalást a küldött áru minőségére
  • A levél befejezését (pl. várjuk újabb megrendelésüket)

 

A teljesítés zavarai

Az eladó a szerződésnek megfelelő minőségben, mennyiségben, határidőben és egységáron köteles teljesíteni a vállalását. Ha az eladó előre látja, hogy valamilyen közbejött akadály miatt a szerződést határidőre nem teljesítheti, azonnal értesíti erről a vevőt, és póthatáridőt kér a szállításra. Az akadályértesítő levél vázlata:

  • Hivatkozás a megrendelésre
  • A szállítási határidő megszegésének (teljesíthetetlenségének) indoklása
  • Póthatáridő kérése
  • Elnézés kérése a késedelmes teljesítésért

Ha az eladó (a szállító) nem a szerződésben foglaltak szerint teljesíti a szállítást a vevő kifogásolhat. Egyszerű kifogásoló levél vázlatos tartalma:

  • Az áru átvételének elismerése.
  • Hivatkozás a teljesítő levélre és a mellékelt számlára.
  • A kifogások szakszerű leírása.
  • Kérés, hogy a jövőben a szerződő fél tartsa be szállítási vállalásait.

Az átvett áru minőségét kifogásoló és cseréjét kérő levél a következőket tartalmazza:  

  • Az áru átvételének elismerése
  • Hivatkozás a teljesítőlevélre és a csatolt számlára.
  • Kifogásaink szakszerű leírása
  • A hibás, kifogásolt áruval kapcsolatos csereigény bejelentése
  • Esetleg határidő megjelölése

 

Ha az eladó (a szállító) elismeri a kifogásoló levélben foglaltakat, válasza a következőket tartalmazza:

  • Hivatkozást a vevő levelére.
  • A kifogás megalapozottságának elismerését és elnézés kérését.
  • A csere határidejének meghatározását.
  • A következő megrendelések pontos teljesítésének ígéretét.

 

 

Hozzászólások

Hozzászólás megtekintése

Hozzászólások megtekintése

Nincs új bejegyzés.